10 Tips para convertirte en un experto de logística de eventos

30/05/20160 CommentsSEO SEO
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Los eventos de logística tienen un valor especial en la industria del transporte marítimo y la cadena de suministro, ya que estas ocasiones son una de las mejores maneras de reunir a los actores más importantes del sector bajo un mismo techo.

Este tipo de exposiciones se usan como plataforma para reforzar las relaciones con los clientes actuales y atraer a los potenciales, mostrar nuevos servicios y/o productos y obtener comentarios genuinos sobre el desempeño de la compañía.

Si decides organizar o participar en una de estas exposiciones, ferias, shows… debes saber que no será una tarea fácil. Deberás tener mucha paciencia y disciplina, pero si lo haces bien, los resultados valdrán la pena. Sigue estos simples consejos para garantizar que tu compañía destaque.

Tenemos para ti 10 tips para convertirte en un experto en logística de eventos:

  • Haz tu investigación sobre cuáles son los eventos más importantes del año e identifica cuáles (Según los mercados que abarcan) son los ideales para que tu compañía participe. Crea un calendario de eventos anual y trabaja de acuerdo a ello.
  • Revisa la lista de expositores del evento y trata de encontrar potenciales clientes y socios de negocios que estarán presentes. Así podrás usar la oportunidad para aumentar red de contactos.
  • Define las metas del evento: Siéntate a pensar qué es lo que realmente quieres lograr con este evento (captar nuevos clientes, reforzar relaciones con tus clientes actuales, mostrar las innovaciones de la compañía, etc.) piensa en qué necesitarás para lograrlo.
  • Haz una lista de tareas para distribuirlas entre los miembros de tu equipo. Si una tarea está compuesta de tareas más pequeñas, colócalas en la lista también. Crea un mapa visual o un árbol de tareas que te ayudará a entender cómo se interconectan todas las actividades y lo que se debe hacer primero.
[caption id="attachment_4435" align="aligncenter" width="505"] Crear un árbol de decisiones te ayudará a visualizar mejor qué tareas tienen mayor relevancia[/caption]
  • Programa las fechas de cada tarea para que si hay algún retraso, todas las actividades que puedan verse afectadas puedan ser ajustadas a las nuevas circunstancias.
  • Revisa el paquete para los exponentes que contiene las especificaciones y fechas límite de contratos y pagos. Identifica las posibles complicaciones de acuerdo a las condiciones.
  • Si vas a participar en una exposición internacional, presta atención a las costumbres y reglamentos gubernamentales de cada país. Chequea toda la documentación necesaria y tenla lista y a la orden de quien la requiera. Esto evitará retrasos innecesarios.
  • Busca proveedores profesionales que te garanticen acceso a los mejores servicios, para que no tengas que preocuparte de cada paso y cada detalle. Trabajar con un proveedor profesional y confiable para los temas de transporte, catering, etc., te quitará un gran peso de encima y te permitirá concentrarte en otras cosas más urgentes que vayan apareciendo.
  • Asegúrate de que todo el material POP y referente al stand llegue a tiempo al lugar del evento. Todas las cajas deben estar etiquetadas y contener instrucciones.
  • No te olvides de las redes sociales: Mantén a tu audiencia informada desde el mismo momento que confirmes tu participación en el evento. En Twitter por ejemplo, crea una lista con las otras compañías que asistirán al evento e interactúa con esas cuentas a través de retweets y comentarios. Algo así como un “detrás de cámaras” del show que puedas compartir con tus seguidores. El día del evento, comparte videos y fotos de tu equipo, tu stand y el ambiente general que se vive en el lugar.
  • Cualquier planificación de eventos requiere de trabajo en equipo. Asegúrate de tener una manera efectiva de mantener a todos comunicados: una plataforma online de gerencia de eventos, e-mails ¡Incluso aplicaciones móviles!

Fuentes:

https://blog.propared.com/8-tips-to-help-you-become-an-expert-in-managing-event-logisticshttp://www.inboundlogistics.com/cms/article/event-logistics-on-with-the-show/
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